O Servidor de e-mail é uma aplicação que gerencia o recebimento e o envio de e-mail dos usuário da rede. Essa aplicação permite que os usuário troquem informações entre si e com a Internet. Existem vários aplicativos no mercado utilizados como servidor de e-mail. A aplicação de servidor de e-mail trabalha com dois protocolos, sendo o POP, que recebe e armazena os e-mails destinados aos usuários da rede, e o protocolo SMTP, que envia os e-mails dos usuários.
O Servidor de e-mail precisa estar ligado e conectado o tempo todo, para receber os e-mails a serem retransmitidos aos usuários quando eles se conectarem ao servidor. Ou seja, o usuário tem no seu computador um programa como o Outlook que, ao ser ativado, acessa o servidor de e-mail da rede e busca os e-mails recebidos que estão armazenados. Em um acesso individual/residencial, o servidor de e-mail fica no provedor da Internet. Ele deve permanecer ligado sempre, pois a qualquer momento pode chegar uma mensagem, que é então armazenada para o usuário acessar posteriormente, quando estiver conectado.
A rede de uma empresa tem um servidor de e-mail interno e um servidor e-mail no provedor para receber as mensagens da Internet. Desta forma, os usuários da rede na empresa, ao trocarem mensagens entre si, não dependem do servidor de e-mail que está no provedor que cuida das mensagens recebidas e enviadas para a Internet.
Cada usuário possui uma caixa postal no servidor, na qual são armazenados os seus e-mails. A configuração e a disponibilização dessa caixa postal para cada usuário formam a conta de e-mail.
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